在物流与供应链管理中，运输档案的保存与调阅一直是企业运营的关键环节。传统的纸质台账不仅占用大量物理空间，还存在易损毁、难追溯、检索效率低等问题。随着数字化转型浪潮的推进，运输管理系统（TMS平台）正逐步成为替代纸质台账的高效解决方案。

TMS平台通过数字化手段整合运输全流程数据，实现从订单创建到货物签收的全链路记录。与纸质台账相比，其优势主要体现在三个方面：一是数据实时性，系统自动采集车辆GPS、电子运单等信息，避免人工录入滞后；二是存储安全性，云端备份与权限管理有效防止数据丢失或篡改；三是分析智能化，内置BI工具可快速生成运输成本、时效等分析报表。

以某快消品企业为例，上线TMS平台后，其运输档案管理效率提升60%以上。过去需要3天完成的月度对账工作，现在通过系统自动匹配数据仅需2小时。同时，电子化运单与签收凭证的关联存储，使纠纷处理周期缩短75%。

值得注意的是，数字化转型并非简单地将纸质内容电子化。企业需重构管理流程，例如制定电子档案标准、培训员工使用系统、建立数据审计机制等。此外，选择TMS平台时应关注其与ERP、WMS等系统的集成能力，确保数据流动无缝衔接。

未来，随着区块链、AI识别等技术的应用，运输档案管理将向更高阶的自动化与可信化发展。但核心逻辑不变：用数字化工具解决传统管理痛点，让数据真正成为企业的战略资产。